Thứ nhất là tiền mặt. Sự ra đời của các giao dịch điện tử đang khiến nhu cầu tiền giấy giảm dần. Tuy nhiên, đây vẫn là phương tiện thanh toán phổ biến và thường xuyên được dùng trong các giao dịch nhỏ. Kể cả khi những phát minh như đồng tiền ảo bitcoin hay ví điện tử trở nên thông dụng thì cũng chẳng mấy ai lại muốn dùng thẻ chỉ để trả cho một chai Coke giá 1,25 USD.

Thứ hai, chính là giấy vệ sinh. Ngoại trừ người Pháp với nghiên cứu thay thế giấy vệ sinh bằng một vòi phun nước mạnh, thì có ai lại thực sự không cần loại giấy này? 

Việc phụ thuộc vào giấy cũng có cái giá của nó. Một văn phòng điển hình thường lưu trữ thông tin theo ba cách:

1. Dưới dạng giấy trong tủ tài liệu hoặc hộp đựng đồ

2. Chuyển thành các file điện tử như PDF, Word, Excel, JPEG, MPEG,v.v…

3. Qua thư điện tử

Đây là những cách mà hầu hết các công ty vẫn dùng để lưu trữ và sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, hãy thử xem xét những con số thống kê sau:

Trung bình, cứ mỗi 30 bản copy mà nhân viên in ra thì lại có 39% bị quẳng vào thùng rác. Tệ hơn là trong 5 năm trở lại đây, những người tham gia khảo sát ngày càng in nhiều hơn. Các tủ đựng tài liệu dần dần nặng lên và chiếm nhiều diện tích trong phòng làm việc. Một chiếc tủ tài liệu bốn ngăn chứa được khoảng 15.000 đến 20.000 trang giấy, tốn 25.000 USD để làm đầy chúng, cộng thêm 2.000 USD phí duy trì mỗi năm. 

Theo một khảo sát do YouGov vừa thực hiện, những doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Anh đang lãng phí khoảng 70 triệu USD mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tài liệu. Trang reduce.org báo cáo rằng chi phí sử dụng giấy trong văn phòng gấp từ 13 đến 31 lần số tiền thực sự bỏ ra để mua số giấy tờ đó.

Tại Mỹ, người ta ước tính người dân phải trả 460 tỷ USD chỉ để quản lý những thông tin được lưu trữ bằng giấy bị quá tải. Công nghệ lạc hậu đã lấy đi không ít tiền bạc và thời gian quý báu.

Chúng ta đang sống trong một thế giới mà xe hơi sắp hoàn toàn tự lái và con người có thể dễ dàng tra cứu thông tin bằng kính mắt. Vì vậy, tất nhiên phải có cách quản lý thông tin tốt hơn là dùng 10.000 trang giấy – số lượng trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng mỗi năm. Giải pháp hữu hiệu cho vấn đề này là một phần mềm quản lý tài liệu thiết thực, an toàn và trên hết là không cần tốn giấy. 

Với giải pháp quản lý tài liệu đúng đắn, việc mất dữ liệu chỉ còn là quá khứ. Thậm chí tài liệu bị sắp xếp nhầm cũng có thể dễ dàng tìm lại được. Việc sao lưu toàn bộ tủ tài liệu rất khó khăn, nhưng với phần mềm quản lý tài liệu, từng file bạn quét lên máy sẽ tự động được sao chép và lưu trữ ở nơi an toàn.

Bạn còn có thể tra cứu bất kỳ tài liệu nào mà vẫn duy trì tính bảo mật và tuân thủ đúng các quy tắc dù đang ở sân bay, trên xe, ngoài bãi biển hay thông qua bất cứ thiết bị nào.

Đó là chưa kể đến lợi ích với môi trường khi không sử dụng giấy. Nước Mỹ có dân số chiếm chưa đến 5% thế giới nhưng lại tiêu thụ hơn 30% tổng lượng giấy. Vì vậy, phần mềm quản lý tài liệu là một cách tiết kiệm tài nguyên vô cùng hiệu quả dành cho họ.

Ngoài tiền mặt và giấy vệ sinh, chẳng còn lý do nào để không thực hiện một cuộc cách mạng loại bỏ giấy. Khi đã dùng quen phần mềm quản lý tài liệu, bạn sẽ thắc mắc tại sao trước đây mình có thể xoay sở được với đống tài liệu giấy chất cao như núi.

>> Tiền mặt đang ở đâu?

Thu Thảo

Theo Infonet/Entrepreneur

http://www.cophieu68.vn/wap/news_detail.php?newsid=249703